El presupuesto es un proceso sistemático que analiza el futuro y presente de un proceso productivo y financiero de una entidad; mediante él se realiza la formulación anticipada de los ingresos, costos y gastos, y de la producción general de la empresa con miras a garantizar las utilidades.
Pasos para la elaboración de un presupuesto eficiente
La elaboración del presupuesto es una de las actividades primordiales antes del cierre del período para cualquier entidad, es por eso que te contamos los 5 pasos que debes seguir en dicho proceso para un resultado eficiente.
1. Planeación
El primer paso en la elaboración presupuestal es la planeación o preiniciación, la cual consiste en tener de forma anticipada todos los recursos y elementos necesarios para su ejecución.
En esta etapa se evalúan los resultados obtenidos en períodos anteriores; se analizan las tendencias de los principales indicadores utilizados, tales como: las ventas, costos, márgenes de utilidad, rentabilidad, etc).
Adicionalmente, se efectúa la evaluación de los factores ambientales no controlados por la administración de la empresa y que pudieron generar efectos negativos sobre los resultados.
2. Elaboración
Este proceso implica darle un valor monetario a los planes aprobados por la gerencia para la consecución de los objetivos. Para la estimación de estos valores, es fundamental la información histórica con la que cuente la entidad.
Además de los datos históricos, es fundamental comprender todas las acciones planeadas que puedan influir en el objetivo, permitiendo proyectar futuros resultados basados en experiencias anteriores. Entre los métodos comúnmente empleados para lograr esto se encuentran el análisis de tendencias y el estudio de correlaciones.
La creación de presupuestos específicos para cada departamento ofrece la oportunidad de evaluar el desempeño de cada área en relación con sus funciones asignadas. En este contexto, el presupuesto se convierte en una herramienta dinámica capaz de ajustar la estructura de la empresa si es necesario.
3. Ejecución
Esta etapa consiste en la puesta en marcha de los planes u objetivos. Una estrategia efectiva para dar seguimiento a la ejecución del presupuesto es aprovechar la interfaz del software contable incorporada por la empresa.
Lo anterior permite realizar comparaciones en tiempo real durante la causación de diversos registros contables, facilitando así un monitoreo preciso y simultáneo de las actividades financieras.
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4. Control
Durante esta fase, es esencial comparar los resultados obtenidos en las operaciones empresariales con los datos presupuestados. El propósito principal es detectar posibles deficiencias que puedan impactar la ejecución del presupuesto o desviarse de los objetivos establecidos, permitiendo así realizar ajustes de manera oportuna.
5. Evaluación
La última etapa de este proceso, es la evaluación. Al culminar el período del presupuesto, se prepara un informe crítico que indique, no solo las variaciones producidas entre lo presupuestado y lo real, sino el comportamiento de cada una de las actividades de la empresa.
Lo anterior implica analizar las fallas encontradas en las diferentes etapas y considerarlas en las próximas proyecciones para no caer nuevamente en ellas.
En esta tabla se detallan las principales actividades que se pueden realizar en cada una de las etapas del presupuesto:
| Etapa | Actividades |
| Planeación | Establecer políticas. |
| Analizar los factores externos que rodean a la organización. | |
| Identificar amenazas y oportunidades. | |
| Detectar fortalezas y debilidades. | |
| Fijar los objetivos a corto, mediano y largo plazo. | |
| Informar a los miembros de la empresa sobre los objetivos establecidos. | |
| Elaborar planes operativos para cada área. | |
| Elaboración | Elaborar programas operativos de costos y gastos. |
| Preparar programas financieros. | |
| Traspasar los programas a presupuesto. | |
| Realizar los cálculos rutinarios. | |
| Revisar informes del presupuesto desde el punto de vista financiero. | |
| Realizar los ajustes para mejorar los resultados. | |
| Aprobar y publicar el presupuesto elaborado. | |
| Ejecución | Presentar las metas específicas que deberán ser alcanzadas. |
| Asignar los recursos a cada una de las áreas de la entidad. | |
| Elaborar informes de ejecución presupuestal. | |
| Control | Establecer técnicas que permitan identificar los problemas. |
| Presentar de manera parcial el informe de la ejecución del presupuesto. | |
| Realizar la comparación de lo real vs. lo presupuestado. | |
| Realizar análisis a las variaciones detectadas. | |
| Implementar medidas correctivas frente a las variaciones. | |
| Evaluación | Realizar el análisis de los resultados obtenidos al final del período. |
| Elaborar los informes finales. | |
| Archivar los informes de la elaboración y ejecución para el desarrollo de los próximos períodos. |
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